Auditoria remota em tempos de pandemia

A pandemia da Covid-19 gerou a necessidade de inovação na aplicação do protocolo de auditoria nas empresas signatárias da Moratória da Soja na Amazônia. Em 2020, a verificação foi adaptada para ser totalmente remota. A começar pelo formato do treinamento para assimilar as mudanças no protocolo de um ano para o outro, o processo de verificação dos princípios da moratória se ajustou à realidade de equipes trabalhando em regime de home office. Foram descritos e formalizados, no Guia de Auditoria Remota, os procedimentos que ajudaram a garantir a coleta de informações, checagens e fidelidade de dados, conferências de documentos e realização de entrevistas.

Para a construção dessas etapas, também de forma padronizada como exige o protocolo, foram consultados guias orientadores, desenvolvidos e testados previamente pelo Imaflora e pela Control Union, que serviram de referência para práticas de auditoria à distância. A adaptação exigiu mais cautela no preparo das etapas do Ciclo de Auditorias, que teve uma postergação curta, realizada, este ano, entre setembro e outubro.

Algumas modificações foram mais simples de incorporar, como o agendamento de reuniões on-line por videochamadas para entrevistas, etapas de alinhamento e preparo do escopo da auditoria, além de discussões sobre o progresso e demanda de materiais. A conferência de documentos e evidências passou a ser realizada on-line, por meio de plataformas de compartilhamento seguras, e foi viabilizada a demanda de acesso a sistemas das empresas pelos auditores, tais como portal de Cadastro e/ou bloqueio de fornecedores; sistemas de compra e gestão do recebimento de soja, de gestão de contratos e de geomonitoramento, quando disponível. Em casos de documentos que não puderam ser enviados por via digital, estes puderam ser consultados por compartilhamento de telas em reuniões com os responsáveis, para que filtros de seleção pudessem ser verificados. Capturas de telas, nos casos de acesso de sistemas, foram adotadas como evidências para ambas as partes.

Vale ressaltar que o processo de auditoria na moratória da soja já não incluía etapa de verificação em campo, junto às unidades de armazenamento, distribuição e processamento, por exemplo. Essa etapa poderia fazer parte do processo, de acordo com riscos mapeados ou escopo contratado pelas empresas. Embora possam ser encontradas fragilidades no processo de verificação remoto, foi uma oportunidade para as empresas ampliarem a transparência, a governança e a confiança na gestão de dados sensíveis.

As demais alterações sobre conteúdos e processos sobre a auditoria 2019/2020 da Moratória da Soja estão neste post, que explica como empresas têm evoluído em seu processo de transparência e reporte.